É de conhecimento de todo o gestor e empresário que para um bom caminho do seu negócio, a parte financeira tem que estar muito bem organizada e sem faltas com os compromissos recorrentes e dívidas tributárias. Um dos mecanismos mais importantes para esse controle é o fechamento mensal de movimentações.
Realizado todo início de mês, computa os dados e números dos 30 dias do período anterior. Aqui se tem o primeiro detalhe de atenção, porque tudo o que é usado para o fechamento, tem que estar em conformidade com a realidade e dentro dos parâmetros financeiros e contábeis, inclusive este trabalho é em conjunto entre essas duas áreas.
O departamento financeiro é responsável por reunir e organizar todo tipo de informação e documentos, como contratos, notas fiscais, extratos bancários e comprovantes de pagamento e recebimento.
Cabe ao setor contábil, estando interno ou sendo um escritório contratado externo, analisar e abastecer as planilhas com os documentos apresentados, de acordo com cada especificidade.
No processo do fechamento mensal, os documentos podem ser separados em algumas categorias que ajudam na confecção dos relatórios:
- Trabalhistas: todos os documentos que tem relação com gastos com colaboradores, sendo assalariados ou não, movimentos e recibos de serviços contratados de autônomos e cooperados, impostos e contribuições de FGTS, recibo de pagamento de salários, férias, pró-labore, atestados, vale-transporte e outros;
- Fiscais: todo tipo de nota fiscal emitida ou recebida, arquivos eletrônicos, como redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML e comprovante de pagamentos, como DAS, DARF ou GARE;
- Contábil: documentos que não se enquadram em trabalhistas ou fiscal, por exemplo, extratos bancários, de aplicações e cartões de crédito, contratos de empréstimo e financiamentos, recibos e contratos de locação, de honorários e comprovantes de despesas diversas;
- Controle de estoque: através de um Livro Inventário atualizado e organizado (o que constitui uma obrigação por lei), é possível ter os custos de mercadorias vendidas, o que contribui, decisivamente, nos demonstrativos financeiros.
Com os detalhes de como realizar um fechamento mensal corretamente, vamos as vantagens de se fazer esse trabalho nas empresas:
- Permite visualizar facilmente de onde vem os principais recursos financeiros e, principalmente, onde estão sendo gastos. Esta análise mensal, abre a possibilidade de controlar melhor seu fluxo de caixa, um dos responsáveis pela saúde financeira do negócio;
- Evita problemas tributários, já que a planificação dos custos vai permitir a identificação de compromissos não honrados em cada período, assim evitando multas e prejuízos;
- Através das análises e verificações, é possível a elaboração de um plano estratégico de crescimento, estando atento às principais dificuldades e os pontos fortes da empresa; .
- Além de um plano estratégico, o fechamento mensal proporciona uma previsibilidade do negócio, sabendo que há uma base financeira para futuras aquisições ou se os gastos já provisionados poderão ser arcados sem a implementação de novos métodos para conseguir mais recursos.
O fechamento mensal é o artifício operacional mais importante para uma empresa manter-se estável e em ritmo de crescimento. Precisa de um auxílio para realizar o fechamento mensal na sua empresa? Fale com a Ribas Secco!
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